Praca zdalna to jedno z najważniejszych zagadnień współczesnego rynku pracy. Wraz z kolejnymi zmianami przepisów oraz dynamiczną sytuacją gospodarczą, coraz więcej osób zastanawia się, jak zdalny model pracy wpływa na prawa pracownicze. Poniżej znajdziesz wyczerpujące informacje na temat pracy zdalnej a praw pracowniczych, które obowiązują w 2025 roku. Dowiesz się, czego wymaga aktualne prawo pracy, jakie masz prawa i obowiązki oraz jakie są obowiązki pracodawcy w zakresie pracy zdalnej.
Definicja pracy zdalnej oraz zasady jej wykonywania
Praca zdalna to wykonywanie obowiązków służbowych poza siedzibą firmy, w miejscu uzgodnionym pomiędzy pracownikiem a pracodawcą. Nie jest możliwe samodzielne ustalenie lokalizacji przez pracownika – od 2025 roku obowiązuje obowiązek precyzyjnego określenia miejsca pracy zdalnej. Miejsce to musi być jednoznacznie określone, a zmiana tej lokalizacji wymaga bezpośredniej zgody przełożonego.
Praca zdalna odbywa się z wykorzystaniem środków komunikacji na odległość, takich jak internet oraz specjalistyczne oprogramowanie. W praktyce może mieć charakter stały lub okresowy, a częściowa praca zdalna – kilka dni w tygodniu wykonywanych poza biurem – określana jest niekiedy jako praca hybrydowa, choć termin ten nie został formalnie ujęty w przepisach.
Obowiązki pracodawcy względem pracownika zdalnego
Jednym z najważniejszych aspektów jest obowiązek pracodawcy do zapewnienia odpowiednich warunków BHP również poza siedzibą firmy. Zdalne stanowisko pracy musi być ergonomiczne i bezpieczne, niezależnie od tego, gdzie się znajduje.
Pracodawca jest też zobowiązany do wyposażenia pracownika w niezbędny sprzęt komputerowy, a także jego serwisowania. Powinien pokrywać koszty związane z wykorzystaniem energii elektrycznej i internetu. Zwroty te realizowane są najczęściej w formie ryczałtu lub rozliczeń rzeczywistych wydatków – przy czym nie podlegają one opodatkowaniu i składkom ZUS.
Kolejnym ważnym obowiązkiem pracodawcy są szkolenia z zakresu BHP oraz wsparcie techniczne, które pozwolą efektywnie wykonywać obowiązki w trybie zdalnym. Szczególna uwaga musi być zwrócona na ochronę danych osobowych, zwłaszcza gdy praca wykonywana jest na odległość.
Kontrola i zapewnienie bezpiecznych warunków pracy zdalnej
Od 2025 roku procedury związane z kontrolą BHP podczas pracy zdalnej zostały zaostrzone. Każda kontrola warunków pracy musi zostać wcześniej uzgodniona z pracownikiem. Inspekcje koncentrują się na ocenie ryzyka zawodowego oraz zgodności stanowiska pracy z obowiązującymi standardami.
Proces ten obejmuje przygotowanie przez pracodawcę oceny ryzyka dla konkretnego stanowiska zdalnego. Pracownik zobowiązany jest do podpisania oświadczenia potwierdzającego, że miejsce pracy spełnia warunki bezpieczeństwa i ergonomii. Kontroli mogą dokonywać zarówno pracodawcy, jak i inspekcja pracy – zawsze po wcześniejszym uzgodnieniu zakresu i terminu.
Zwrot kosztów pracy zdalnej oraz rozliczenia finansowe
Wykonywanie pracy poza siedzibą firmy wiąże się z określonymi kosztami dodatkowymi. Pracodawca ma obowiązek pokrycia kosztów energii elektrycznej oraz internetu, wykorzystywanych do realizacji obowiązków służbowych. Rozliczenie tych wydatków może przyjmować dwie formy:
- ryczałt – stała, comiesięczna kwota zwrotu,
- ekwiwalent – zwrot rzeczywistych kosztów na podstawie udokumentowanych wydatków.
Niezwykle istotną informacją jest to, że zwroty te są w pełni zwolnione z podatków oraz składek ZUS. Takie zasady mają na celu zrekompensowanie ponoszonych przez pracownika kosztów oraz uproszczenie rozliczeń obu stron.
Formalizacja, procedura i ryzyka prawne
Wprowadzenie pracy zdalnej wymaga uzgodnienia wszystkich warunków z pracownikiem. Dotyczy to nie tylko miejsca wykonywania obowiązków, ale również kwestii wyposażenia, zasad BHP i zwrotu kosztów. Wszystkie ustalenia muszą być uwzględnione w umowie lub aneksie do umowy o pracę, co pozwala uniknąć późniejszych nieporozumień.
Kluczowym zagrożeniem jest nieprecyzyjne określenie miejsca pracy lub niewywiązanie się pracodawcy z obowiązku zapewnienia bezpiecznych i ergonomicznych warunków. Takie sytuacje mogą skutkować sankcjami administracyjnymi lub sporami sądowymi. Szczególnie newralgiczna bywa kwestia rozliczania zwrotów kosztów oraz odpowiedzialności za powierzone mienie.
Wymagana jest ścisła współpraca obu stron. Prawo pracy jednoznacznie wskazuje na konieczność formalnych uzgodnień – niedopełnienie tych zasad grozi poważnymi konsekwencjami prawnymi dla pracodawcy.
Podsumowanie – praca zdalna a Twoje prawa
Od 2025 roku podstawowe zasady pracy zdalnej zostały jeszcze mocniej sprecyzowane. Każdy pracownik zdalny ma prawo do bezpiecznego, ergonomicznego stanowiska pracy, odpowiedniego sprzętu, zwrotu rzeczywistych kosztów energii i internetu oraz wsparcia technicznego i prawnego. Pracodawca natomiast musi dokładnie określić miejsce wykonywania pracy, przeprowadzać kontrole BHP w zgodzie z przepisami i ponosić pełną odpowiedzialność za wyposażenie i bezpieczeństwo danych.
Znajomość własnych praw i obowiązków, a także przestrzeganie reguł określonych przez prawo pracy, pozwala budować satysfakcjonującą i bezpieczną relację w pracy zdalnej, zgodnie z wymogami aktualnych przepisów.
FilipZoladek.pl to ogólnotematyczny portal tworzony z myślą o ludziach, którzy lubią wiedzieć więcej – ale bez nadęcia. Łączymy codzienność z inspiracją, praktykę z pasją. Piszemy o tym, co naprawdę ma znaczenie: od finansów i zdrowia, przez modę i technologię, aż po ogród i rozrywkę.